Intranet – Projeto, Programação, Implantação de Intranet para Negócios, Prefeituras, Escolas e outros
- Processos antiquados sem feedbacks
- Falha na comunicação entre sistemas e pessoas
- Falta de instrução para operação de sistemas e processos
- Ruídos de comunicação e dificuldade de colaboração entre setores
- Retrabalhos e perda de tempo com repetição de treinamentos
- Falta de uma referência central para documentação verbal do modus operandi da empresa
Objetivo da Intranet
A produção de Intranet para determinado negócio visa a tornar processos mais fluidos, facilitar interações e acesso a informações, resultando em otimizações em toda a cadeia produtiva, diminuindo custos e tornando as rotinas mais rápidas. Essa experiência é possível pela existência de um sistema integrado, chamado Intranet, produzido sob demanda após análise de requisitos do negócio, com base em soluções existentes. Intranets são compostas por conjuntos de soluções de bancos de dados, webservices para comunicação entre variados setores do negócio.
Intranets funcionam com controle de acesso via internet, com entrada acessível por todos os dispositivos com navegadores modernos. Todos os colaboradores e clientes podem acessá-la, com as devidas credenciais e permissões, geralmente login/senha. Para implantação, é necessário um planejamento, desenvolvimento, implantação e o serviço de hospedagem e manutenção. Criar uma Intranet personalizada pode ser uma alternativa mais vantajosa em relação ao SharePoint ou ZenDesk, por exemplo.
Integração de setores do negócio
Intranet possibilita a informatização dos processos do negócio por meio de operações em uma base de dados centralizada. É possível cadastrar, pesquisar, consultar, atualizar e remover de qualquer informação contida na Intranet. Compartilhamento de arquivos (GED) e acompanhamento de processos fica ainda mais fácil através de uma Intranet corporativa.
Bancos de dados
Ideal para empresas com alta rotatividade. Perguntas como “Como eu faço isso?”, ou “Onde encontro aquilo?”, ou “Qual o acesso login/senha do sistema X?” são facilmente respondidas por consultas rápidas a Bases de conhecimento. Isso faz com que seus colaboradores tenham mais tempo para outras atividades.
Base de conhecimento (Wiki)
Base de conhecimento (ou repositório de conhecimento) é um banco de dados para armazenamento e consulta de informações pertinentes ao ambiente corporativo. Seus funcionários colaboradores, quando autenticados no sistema, cooperam para documentar seus conhecimentos em um registro virtual, compartilhando com os demais, para quem a informação sobre um procedimento, dados de acesso, contrato e etc são de grande valor, e se tornam disponíveis através da contribuição do indivíduo que disponibilizou para compartilhamento.
Visam a centralização das informações, e são construídas pelos colaboradores. A construção de uma base de conhecimento agrega valor ao negócio, facilitando consulta a rotinas/procedimentos, tais como acessos login/senha, tutoriais e esclarecimento de dúvidas. Poupe tempo em treinamentos através de bases de conhecimento.
Barbieri (2001, p. 06) destaca que […] “a gerência do conhecimento (KMS), pelo seu lado, objetiva estabelecer uma aproximação integrada e colaborativa para capturar, criar, organizar e usar todos os ativos de informação de uma empresa. ” […]
Exemplo 1: Treinamento
Seus novos contratados carecem de treinamento e informações como sobre procedimentos, dados de acesso, contratos e etc.: constantes que, sem uma base de conhecimento, são questionadas a colegas de trabalho e etc. gerando atrasos, prejuízos e um grande stress. Para solucionar grande parte do problema, é concedido um acesso limitado à sua base de conhecimento com intuito de suportar consultas inteligentes, de tal forma que este novo colaborador encontre todas as informações de que necessita para executar seu trabalho.
CRM
Cadastros gerais
Formulários com dados completos de clientes. Validações e máscaras conferem mais confiança aos dados inseridos. Pesquisas gerais permitem localização rápida de clientes cadastrados.
Agendamento e visitas de clientes
Seus clientes realizam agendamento com seus recepcionistas frequentemente, apresentando dúvidas conhecidas que, sem uma base de conhecimento, resultam em oneração de seus funcionários, gerando atrasos, reclamações e prejuízos. Para solucionar grande parte do problema, é concedido um acesso limitado à sua base de conhecimento com intuito de suportar o agendamento online, de tal forma que este cliente consiga selecionar um horário disponível e o sistema realiza o processo de verificação e registro dos dados.
Relatórios
Relatórios personalizados sobre dados inseridos no CRM. É possível extrair relatórios sintéticos e montar dashboards. Saiba quais os clientes mais lucrativos, ou quais os clientes que mais realizam agendamentos por período…
Bibliografia
BARBIERI, C. Business Intelligence: Modelagem e Tecnologia. Rio de Janeiro: Axcel Books, 2001.
A seguir, disponibilizo um exemplar de apresentação de Intranet:
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